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Event-Management for Dummies

Plakat zum Festival Event Harbour Summer Jam
Plakat zum Festival Harbour Summer Jam

Wohl jeder hat schon einmal eine Feier geplant. Sei es die eigene Geburtstagsfeier, eine Wohnungseinweihung oder vielleicht die Feier für eine Freund oder eine Freundin. Was gibt es da schon zu tun? Zuerst stellt sich die Termin-Frage, dann die Raum-Frage und letztendlich auch die Getränke-Frage. Die Vorbereitung für Feierlichkeiten im und mit dem Freundeskreis halten sich im überschaubaren Rahmen. Die Steigerung von einer Feier im Freundeskreis ist die Hochzeitsfeier. Bis zu einem Jahr im voraus sollten die Planungen für eine Hochzeitsfeier beginnen. Allein die Terminfrage… Sie ist natürlich nicht nur mit dem Ehepartner abzuprechen, sondern auch mit einigen anderen. Sei es der runde Geburtstag vom Opa, eine konkurierende Großveranstaltung oder diverse Urlaubsplanungen, der richtige Termin für die Hochzeitsfeier ist von zahlreichen Faktoren abhängig. Da spreche ich aus Erfahrung.

Aber es gibt noch eine Steigerung in punkto Vorbereitungen für eine Feier: die Vorbereitung für ein Festival. Ein Festival fällt in die Kategorie „Gehobenens Event-Management“. Das ist eigentlich Sache für die Profis, die sollten sich darum kümmern. Ich bin kein Event-Management-Profi. Aber ich habe es trotzdem getan: Mein Harbour-Summer-Festival 2011 am Hafen in Münster. Hier ein kurzer Rückblick mit allen knallharten Fakten und auch Fehlern. Ich gehe oft (vielleicht öfter als der Durchschnitt) auf Konzerte, höre gerne Musik und schreibe auch gern darüber. Außerdem wollte ich meinen runden Geburtstag etwas größer feiern. Und so entstand die Idee für ein Festival mit einigen guten und vor allem befreundeten Musikern und Bands.

Der erste Schritt war die Nachfrage bei den Bands. Da mein Musikgeschmack sehr breit gefächert ist und ich meine Begeisterung für diverse Musikstile mit meinen Mitmenschen teilen wollte, entstand die Idee eines „Kennenlernabends mit Musik aus den Genres Jazz, Pop-Rock und Punk“. Ein gewagtes Unterfangen. Was sagen die Bands dazu? Meine (Lieblings-)Bands sagten zu. So ein Glück! Das war etwa ein halbes Jahr vor dem Termin. Als wir nach einigem Ringen einen passenden Termin gefunden hatten, sollte auf jeden Fall die Location für so ein Experiment passen. Die schöne Studentenstadt Münster stand als Ort fest, doch der Raum/Club sollte auch zentral, schön gelegen, nicht zu groß und nicht zu klein sein. Etwa vier Monate vor dem Termin fragte ich bei einigen Club-Betreibern an, darunter auch bei den Verantwortlichen des HotJazzClub in Münster. Der schöne Club am Hafen in Münster gab mir schnell (neben drei weiteren) grünes Licht für mein Festival. Allerdings mit der Auflage, einen zwei Wochen späteren Termin zu wählen. Das ging zum Glück auch bei meinen Bands klar und so entschied ich mich für den HotJazzClub.

Rock Event
(c) Pixelio.de Thomas Siepmann

Nach den Fragen zum Line-Up, dem Termin und der Location lautete die nächste Frage: Welche und wieviel Werbung? Hier kann sicher man sicherlich viele Wege gehen. Profis wissen das. Und – das vorweg – ich bin sie zwar nicht alle professionell gegangen, habe sie aber alle versucht: Internet, Soziale Netzwerke, Tageszeitung, Wochenmagazin, Plakate, Flyer, Radio und sogar TV. Mein Budget sollte überschaubar bleiben. Das war mir wichtig. Deshalb fielen Internet-, Radio- und Fernsehkampagnen von vornherein aus. Vielleicht macht man bei der Werbung die größten Fehler? Ich habe sie auch gemacht. Der letzte von zahlreichen Fehlern war, als ich die Pressemitteilungen für das Event an die Tageszeitungs-, Wochenzeitungs-, Radio- und TV-Redaktionen verschickt habe: Zwei Wochen vor dem Event! Das ist natürlich viel zu spät. Dagegen liefen die Internet- und Social-Media-Kampagnen ganz gut (eigenes Event bei Facebook, StudiVZ, Twitternachrichten, eMailing etc.).

 

Gibt es ein nächstes Mal? Nein! Das nächste Event/Festival werde ich dann doch besser den Profis überlassen. Ich besuche lieber weiterhin die Festivals und Konzerte und schreibe anschließend darüber. Hier meine Kosten im Überblick:
– Raummiete (Minimallast): 20 EUR
– Kommunikation seitens Club: 10 EUR
– GEMA-Gebühren: 100 EUR
– Tontechniker: 120 EUR
– Catering Bands: 90 EUR
– Freigetränke VIPs, Familie und Co.: 110 EUR
– Druck Flyer, Plakate (A4, A3, A2): 120 EUR
– Verteilung Flyer, Plakate: 160 EUR
– Anzeigen Tageszeitung: 80 EUR
– Anzeigen Wochenmagazin(e): 260 EUR
– Kosten Equipment Club (Kasse, Absperr-, Klebenband): 30 EUR
Summe: 1.100 EUR

Und was hast Du schon erlebt bei deinen Planungen für die Feier / das Event / das Festival? Freue mich über Kommentare…

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